El otro día me encontré a un proveedor de una de mis empresas, que nos envió una factura hecha en Word. Lo cierto es que me llamó poderosamente la atención, porque es un proveedor bastante grande, y que seguramente tiene que hacer un montón de facturas al día, e indagando un poco resulta que tiene varias personas contratadas a jornada completa en la empresa solamente para el hacerle esas facturas.
Cuando le conté a este proveedor que eso no hacía falta, y que había formas casi automáticas de hacerlo, alucinó. Y ésto me ha llevado a escribir un artículo sobre cómo hacer facturas más fácilmente, por si a ti también te resulta útil. Para mi siempre ha sido algo obvio, pero… como parece que no siempre es el caso, voy a contarte algunos trucos en este contenido. Cuando termines, el «siempre lo hemos sido así» no será excusa nunca más para seguir haciéndolas a mano.
¿Qué cosas se pueden hacer más sencillas a la hora de calcular facturas?
Hay muchas formas de definir una facturación fácil, sin embargo existen una serie de puntos que generan mayor confusión y donde generalmente se cometen la mayor parte de los errores. Podemos resumirlos en dos:
- Las operaciones matemáticas
- El cálculo de impuestos
Aún existe gente (quizás es tu caso) que tienen que sumar cada ítem de la factura uno por uno, calcular descuentos y recargos a mano, y aplicar los impuestos. Este tipo de personas se sorprenden cuando les digo que las facturas que yo hago calculan todo eso solas, que simplemente tengo que poner cada cosa que hay que cobrar, y se genera el PDF.
Otras empresas, en cambio, hacen como yo, y ahorran tiempo y dinero en el proceso, mientras evitan problemas por enviar a un cliente una factura con errores. Ésto también facilita el que una persona con menos conocimientos pueda hacer correctamente la facturación. Enseguida te cuento cómo.
¿De qué manera se puede implementar una facturación fácil?
Existen dos maneras de implementar este tema de la facturación fácil en tu empresa. Aunque yo tengo mis preferencias particulares, voy a explicarte ambas, de forma que puedas hacer la transición al sistema que más se adapte a ti.
Hojas de Cálculo
Una hoja de cálculo puede ayudar sobre todo con la parte de las operaciones matemáticas. Puedes crear una plantilla bien hecha una vez, con todas sus fórmulas, y te puede servir en una serie de casos. Sin embargo, a la hora de calcular impuestos, por ejemplo, deberás tener cuidado de introducirlos a mano. Un caso común puede ser cuando eres autónomo/a en España y tienes que añadir una retención de IRPF distinta según el tipo de cliente al que facturas.
Por otro lado, si vendes de manera internacional, puede ser difícil tener que comprobar la validez del número VAT Europeo, o modificar manualmente si ese cliente es sujeto de IVA o no. Para esa parte pienso que es mejor el otro sistema del que quiero hablarte.
Programas de facturación
Tras muchos años haciendo todo tipo de facturas, con empresas en países distintos, el sistema que creo que es el mejor es utilizar un programa para facturar. Debes elegir el que se adapte mejor a ti, pero una vez lo tengas las facturas se generan mucho más rápido, tienen un aspecto profesional, puedes rescatar datos de facturas anteriores (como los datos del cliente) y siempre van a estar calculadas correctamente, por lo que apenas te quitarán tiempo.
Y tiene sentido, porque si las haces a mano, todo el trabajo te lo comes tú. Si usas la hoja de cálculo, tienes que adaptar una herramienta genérica como Excel u OpenOffice en algo que resuelva tu problema específico… pero un programa especialmente diseñado para ayudarte a facturar tiene previstos todos los escenarios por ti, y tiene soluciones a los problemas antes de que te surjan. ¿No crees?
Conclusión
Aunque existen distintos métodos para hacer facturas, cada hora que evitas tener que preocuparte por ese tema es una hora que dedicas a la actividad de tu empresa, o a tus actividades personales. La competencia está mejorando cada día ¿Vas a permitir que el «siempre lo hemos hecho así» te haga quedarte atrás, o vas a empezar hoy mismo a implantar estos procesos en tu negocio? Cuéntamelo en los comentarios ¡Hasta pronto!
